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Escritório de Projetos
Todo projeto tem um caminho. Vamos mostrar o seu.
Fazer um projeto na universidade envolve documentos, prazos e aprovações que quase ninguém conhece de antemão. Se não souber por onde começar, responda algumas perguntas: você sai daqui sabendo o que preparar e qual é o seu próximo passo.
Sobre nós
O que é o Escritório de Projetos
Somos a equipe que ajuda pesquisadores, docentes e servidores da UFES a transformar uma ideia de projeto em um acordo assinado — seja com uma empresa, um ministério, uma prefeitura ou uma agência de fomento. Cuidamos do caminho entre a conversa inicial e a assinatura.
- Conectamos quem tem a demanda com quem tem a pesquisa Acompanhamos editais e demandas de empresas e órgãos públicos, e aproximamos deles os grupos da universidade que podem responder.
- Orientamos a elaboração do projeto Qual instrumento usar, o que precisa constar no plano de trabalho, quais aprovações o projeto exige e em que ordem.
- Conferimos o processo antes de ele seguir Revisamos a documentação para que o processo chegue completo à Diretoria de Contratos, que é quem formaliza a assinatura.
Descobrir meu caminho
Responda algumas perguntas e saiba qual é o seu próximo passo
Você não precisa conhecer o nome dos acordos nem dos documentos para começar. Pode mudar qualquer resposta a qualquer momento.
Não encontrou o seu caso? Nem todo projeto cabe nesses caminhos. Escreva para ep.spin@ufes.br e a equipe olha a sua situação.
Acesso direto
Se você já sabe o que precisa
Vá direto ao ponto com os atalhos abaixo.
[GPI]
Gerador de Projetos Institucionais
O sistema que monta a papelada do seu projeto com recurso: você preenche uma vez e ele gera os documentos exigidos. Também serve para simular o orçamento antes de fechar qualquer coisa.
Escrever um projeto
Com recurso público, com recurso privado ou sem repasse de dinheiro. Cada caso tem um acordo diferente.
Descobrir meu caminhoProrrogar prazo ou remanejar orçamento
em breveProjeto em andamento que precisa de mais tempo, de outra distribuição do dinheiro, ou dos dois.
Ver o que prepararPrestação de contas
em breveComo dar entrada na prestação de contas do seu projeto e o que ter em mãos antes de começar.
Ver como funcionaOportunidades abertas
em breveEditais e chamadas com recurso disponível agora — e o caminho para participar de cada uma.
Ver oportunidadesA pergunta que todo mundo faz
Por que o meu projeto precisa de uma Fundação de Apoio?
A Fundação de Apoio é uma organização privada sem fins lucrativos, credenciada pelo MEC e pelo MCTI, e o papel dela é viabilizar a parceria: dar ao projeto uma estrutura de gestão que funcione no ritmo da pesquisa, do primeiro repasse até a prestação de contas.
É o que permite que o projeto ande no tempo em que precisa andar. Na prática, é a Fundação que operacionaliza o pagamento de bolsas, além de passagens, hospedagem, diárias e aquisições.
Ela não executa o projeto. Quem executa é você e a sua equipe. A Fundação cuida da gestão administrativa e financeira para que a pesquisa siga em frente.
Como a Fundação organiza a gestão do seu projeto
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Conta própria
O projeto tem uma conta bancária só dele, separada das demais.
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Bolsas
O pagamento é feito por termo de outorga, direto ao bolsista indicado.
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Compras
As aquisições acompanham o cronograma do projeto.
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Fornecedores
A seleção segue o regulamento próprio da Fundação.
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Equipe
É possível contratar profissionais especificamente para o projeto.
Outras dúvidas recorrentes
Perguntas que chegam todo dia
Reunimos o que mais nos perguntam. Se a sua dúvida não estiver aqui, escreva para ep.spin@ufes.br. A conversa direta continua sendo bem-vinda.
Como eu escrevo o plano de trabalho?
Não existe um modelo obrigatório. Quando há um financiador, é o formato dele que vale, e cada um pode ter uma estrutura própria.
Se você quiser um ponto de partida, a UFES tem um modelo padrão de plano de trabalho, disponível em contratos.ufes.br.
Para começar, você não precisa de um documento fechado. Um esboço já basta, no formato que você tiver: os detalhes podem ser completados ao longo do processo.
Qual a diferença entre convênio, acordo de parceria e acordo de cooperação?
A diferença está no nível de compromisso entre as partes e na existência ou não de recursos financeiros:
- Acordo de cooperação: as instituições se comprometem a colaborar em objetivos gerais, sem obrigações detalhadas. Não envolve dinheiro.
- Acordo de parceria: as obrigações de cada parte ficam definidas em um plano de trabalho detalhado. Pode envolver recursos.
- Convênio: pode ser feito com ou sem repasse de recursos.
Em resumo: se o projeto tem dinheiro envolvido, o instrumento será um convênio ou um acordo de parceria, nunca um acordo de cooperação.
Quanto do valor do projeto fica com a universidade?
Uma parte do valor fica com a UFES, em forma de ressarcimento: uma parcela vai para o Desenvolvimento de Ensino, Pesquisa e Extensão (DEPE), em regra destinada ao centro que coordena o projeto, e a outra cobre os custos da universidade com o projeto. São percentuais definidos na Resolução CUn nº 46/2019, e vale considerá-los antes de fechar o orçamento com o parceiro, não depois.
No GPI esse cálculo já entra na simulação, então o valor que aparece lá é o que sobra para executar o projeto.
Posso incluir pessoas de fora da UFES na equipe?
Pode, com um limite: pelo menos dois terços da equipe precisam ter vínculo com a UFES. A regra existe para garantir que o projeto seja de fato da universidade, e não apenas administrado por ela.
Ao montar a equipe no GPI, o sistema indica se essa proporção está sendo respeitada, e você pode fazer os ajustes antes de enviar o processo.
Já combinei tudo com a empresa. Ainda preciso passar por aqui?
Sim — e quanto antes, melhor. O acordo só existe quando é assinado pela universidade, e há aprovações que acontecem antes disso. Procurar a gente depois de o valor já estar fechado é o que costuma gerar retrabalho.
Quanto tempo demora até o projeto ser assinado?
Não há um prazo fixo. O tempo depende do tipo de instrumento e de quantas instâncias precisam aprovar o projeto:
- Acordos sem repasse de recursos têm o caminho mais curto, com menos etapas de aprovação.
- Projetos com Fundação de Apoio passam por mais etapas, porque envolvem a gestão dos recursos.
- Projetos de extensão com recursos exigem ainda uma aprovação adicional (como a PROEX).
O que mais atrasa a assinatura são processos que voltam para correção. Por isso, o melhor jeito de encurtar o prazo é enviar a documentação completa desde o início. O GPI ajuda nisso, porque gera todos os documentos exigidos a partir de um único preenchimento.