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Escritório de Projetos

Todo projeto tem um caminho. Vamos mostrar o seu.

Fazer um projeto na universidade envolve documentos, prazos e aprovações que quase ninguém conhece de antemão. Se não souber por onde começar, responda algumas perguntas: você sai daqui sabendo o que preparar e qual é o seu próximo passo.

Descobrir meu caminho Já sei o que preciso

Sobre nós

O que é o Escritório de Projetos

Somos a equipe que ajuda pesquisadores, docentes e servidores da UFES a transformar uma ideia de projeto em um acordo assinado — seja com uma empresa, um ministério, uma prefeitura ou uma agência de fomento. Cuidamos do caminho entre a conversa inicial e a assinatura.

  • Conectamos quem tem a demanda com quem tem a pesquisa Acompanhamos editais e demandas de empresas e órgãos públicos, e aproximamos deles os grupos da universidade que podem responder.
  • Orientamos a elaboração do projeto Qual instrumento usar, o que precisa constar no plano de trabalho, quais aprovações o projeto exige e em que ordem.
  • Conferimos o processo antes de ele seguir Revisamos a documentação para que o processo chegue completo à Diretoria de Contratos, que é quem formaliza a assinatura.

Descobrir meu caminho

Responda algumas perguntas e saiba qual é o seu próximo passo

Você não precisa conhecer o nome dos acordos nem dos documentos para começar. Pode mudar qualquer resposta a qualquer momento.

Acesso direto

Se você já sabe o que precisa

Vá direto ao ponto com os atalhos abaixo.

[GPI]

Gerador de Projetos Institucionais

O sistema que monta a papelada do seu projeto com recurso: você preenche uma vez e ele gera os documentos exigidos. Também serve para simular o orçamento antes de fechar qualquer coisa.

Abrir o sistema

Escrever um projeto

Com recurso público, com recurso privado ou sem repasse de dinheiro. Cada caso tem um acordo diferente.

Descobrir meu caminho

Prorrogar prazo ou remanejar orçamento

em breve

Projeto em andamento que precisa de mais tempo, de outra distribuição do dinheiro, ou dos dois.

Ver o que preparar

Prestação de contas

em breve

Como dar entrada na prestação de contas do seu projeto e o que ter em mãos antes de começar.

Ver como funciona

Oportunidades abertas

em breve

Editais e chamadas com recurso disponível agora — e o caminho para participar de cada uma.

Ver oportunidades

A pergunta que todo mundo faz

Por que o meu projeto precisa de uma Fundação de Apoio?

A Fundação de Apoio é uma organização privada sem fins lucrativos, credenciada pelo MEC e pelo MCTI, e o papel dela é viabilizar a parceria: dar ao projeto uma estrutura de gestão que funcione no ritmo da pesquisa, do primeiro repasse até a prestação de contas.

É o que permite que o projeto ande no tempo em que precisa andar. Na prática, é a Fundação que operacionaliza o pagamento de bolsas, além de passagens, hospedagem, diárias e aquisições.

Ela não executa o projeto. Quem executa é você e a sua equipe. A Fundação cuida da gestão administrativa e financeira para que a pesquisa siga em frente.

Como a Fundação organiza a gestão do seu projeto

  • Conta própria

    O projeto tem uma conta bancária só dele, separada das demais.

  • Bolsas

    O pagamento é feito por termo de outorga, direto ao bolsista indicado.

  • Compras

    As aquisições acompanham o cronograma do projeto.

  • Fornecedores

    A seleção segue o regulamento próprio da Fundação.

  • Equipe

    É possível contratar profissionais especificamente para o projeto.

Outras dúvidas recorrentes

Perguntas que chegam todo dia

Reunimos o que mais nos perguntam. Se a sua dúvida não estiver aqui, escreva para ep.spin@ufes.br. A conversa direta continua sendo bem-vinda.

Como eu escrevo o plano de trabalho?

Não existe um modelo obrigatório. Quando há um financiador, é o formato dele que vale, e cada um pode ter uma estrutura própria.

Se você quiser um ponto de partida, a UFES tem um modelo padrão de plano de trabalho, disponível em contratos.ufes.br.

Para começar, você não precisa de um documento fechado. Um esboço já basta, no formato que você tiver: os detalhes podem ser completados ao longo do processo.

Qual a diferença entre convênio, acordo de parceria e acordo de cooperação?

A principal diferença está no quanto cada parte se compromete. No acordo de cooperação, os objetivos são mais gerais: as instituições combinam de colaborar, sem obrigações detalhadas e sem dinheiro envolvido.

No acordo de parceria, as obrigações de cada parte ficam definidas, com um plano de trabalho mais detalhado. O convênio pode ser feito com ou sem repasse de recursos.

Quando há dinheiro no projeto, o acordo é um convênio ou um acordo de parceria, nunca um acordo de cooperação. Você não precisa decidir isso sozinho: o instrumento é confirmado com a equipe antes da assinatura.

Quanto do valor do projeto fica com a universidade?

Uma parte do valor fica com a UFES, em forma de ressarcimento: uma parcela vai para o Desenvolvimento de Ensino, Pesquisa e Extensão (DEPE), em regra destinada ao centro que coordena o projeto, e a outra cobre os custos da universidade com o projeto. São percentuais definidos na Resolução CUn nº 46/2019, e vale considerá-los antes de fechar o orçamento com o parceiro, não depois.

No GPI esse cálculo já entra na simulação, então o valor que aparece lá é o que sobra para executar o projeto.

Posso incluir pessoas de fora da UFES na equipe?

Pode, com um limite: a maior parte da equipe precisa ter vínculo com a UFES. A regra existe para garantir que o projeto seja de fato da universidade, e não apenas administrado por ela.

Já combinei tudo com a empresa. Ainda preciso passar por aqui?

Sim — e quanto antes, melhor. O acordo só existe quando é assinado pela universidade, e há aprovações que acontecem antes disso. Procurar a gente depois de o valor já estar fechado é o que costuma gerar retrabalho.

Quanto tempo demora até o projeto ser assinado?

Depende do instrumento e de quantas instâncias precisam aprovar o seu caso. Um acordo sem repasse de recurso percorre um caminho mais curto que um projeto com Fundação de Apoio, e projetos de extensão com recurso têm uma aprovação a mais.

O que mais encurta o prazo é chegar com a documentação completa: boa parte do tempo de espera vem de processo que volta para correção. Se você já tem uma data limite acertada com o parceiro, diga isso logo na primeira conversa.

Escritório de Projetos

Operacionalizar um TED

Quando um ministério quer que a UFES execute uma ação

O TED, Termo de Execução Descentralizada, é o instrumento pelo qual um ministério ou outro órgão público federal repassa parte do próprio orçamento para que a UFES execute um projeto.

Por exemplo: o Ministério do Meio Ambiente envia recursos para que uma equipe da UFES conduza uma pesquisa sobre preservação ambiental.

São duas etapas

  1. Assinatura do TED

    É o que formaliza o repasse do recurso para a universidade. O passo a passo está logo abaixo.

  2. Contratação da Fundação de Apoio

    Vem em seguida, a partir do mesmo projeto criado no GPI.

Repasses menores podem dispensar o termo

  • Abaixo de R$ 243.535,08, a assinatura do TED é dispensada e o repasse é formalizado de um jeito mais simples, sem o termo. O valor vale para 2026 e é atualizado todo ano. Se for o seu caso, escreva para ep.spin@ufes.br antes de montar os documentos.

Passo a passo da assinatura

  1. Procure sua respectiva secretaria para abrir o processo digital no Lepisma

    Com estes documentos:

    • O projeto de contratação da Fundação de Apoio, criado no GPI. Comece por ele: é o projeto montado no GPI que dá base à compatibilidade de custos.
    • A minuta do TED. Baixar modelo
    • O plano de trabalho. Baixar modelo
    • A declaração de compatibilidade de custos, assinada pelo coordenador do projeto ou pela chefia do departamento ou do centro. Baixar modelo
    • A declaração de capacidade técnica, assinada pelo coordenador do projeto ou pela chefia do departamento ou do centro. Baixar modelo
    • O extrato do registro do projeto na pró-reitoria da área: PROEX, se for extensão, ou PRPPG, se for pesquisa.

    No despacho, encaminhe o projeto para aprovação no departamento ou colegiado de origem e peça que o parecer traga, por escrito, a menção abaixo.

    Na(s) análise(s) do(s) parecerista(s) ou na aprovação ad referendum, deverá estar expressa a menção de que os valores dos itens apresentados no Plano de Trabalho para o Termo de Execução Descentralizada estão aderentes à realidade de execução do objeto proposto e de que aquele departamento/centro possui capacidade técnica e competência institucional para executar o objeto proposto no Plano de Trabalho.

  2. Aprove o projeto

    No departamento ou colegiado de origem, ou no conselho departamental do centro. Basta uma dessas instâncias.

  3. Peça a justificativa de interesse institucional

    Envie o processo à pró-reitoria da área do projeto, que emite a justificativa.

  4. Envie ao Escritório de Projetos

    A equipe faz a análise preliminar do processo e, se o órgão pedir, os cadastros nas plataformas do governo.

  5. Aguarde a assinatura do Reitor

    Com o processo em ordem, ele segue para a coleta da assinatura.

O que costuma pegar as pessoas de surpresa

  • Feche o orçamento no GPI antes de abrir o processo: é dele que saem os valores conferidos na compatibilidade de custos e no parecer da sua unidade.

Depois da assinatura

Com o TED assinado, o processo volta ao Escritório de Projetos para a contratação da Fundação de Apoio. As orientações e os documentos dessa etapa estão em contratos.ufes.br.

O TED é regulamentado pelo Decreto nº 10.426/2020.